如何在 Google 文件中編寫電子郵件並以 Gmail 發送？

Google Workspace 可以說是目前為止整合性最高的辦公生產力套裝工具，它一口氣提供的服務包含文件、表單、簡報和試算表，並且已經與旗下其他服務之間串聯。現在，Google 文件已經可以與大家最常用的 Gmail 之間無縫連結，這次我們來學學如何在 Google 文件中撰寫郵件草稿並且直接以 Gmail 發送！

什麼情況下要先用 Google 文件寫草稿？

如果你只是簡單回覆信件，那從 Gmail 中直接回應當然沒有問題。但若是你接下來要寄送的是一封內容非常重要的信件，而且篇幅有點長，甚至在裡面會放入大綱、圖表或表格，這些內容就無法直接在 Gmail 簡潔的撰寫視窗中直接設計。於是你可以從 Google 文件中新增、整合並透過電子郵件來寄送這些精美製作的表格、圖表與大綱等，從而省下來回複製與黏貼的麻煩。

Google 文件還會保存信件草稿的副本，你能夠在之後透過動態檢索快速查找並且進行編輯。其中自動保存功能在向多位址發送電子郵件時有很大的幫助，你不必為每個收件人開新視窗，只需要點擊 Gmail 範本旁變得郵件按鈕即可。對於需要團隊成員審批或提出回饋的信件，可開啟文件內建的「共用」功能，即可協作處理郵件並且接收建議而無須離開 Google 文件視窗。

在 Google 文件中編寫電子郵件並以 Gmail 發送

接下來我們進入正題，下面我會告訴你怎麼在 Google 文件裡面寫信，並且透過 Gmail 將信件發送出去。

• 建立新的 Google 文件檔案。這邊你可以進入雲端硬碟後，直接點選左上角的「新增」按鈕，並且選擇「Google 文件」。

• 在文件工具列中點選「檔案」，並在「電子郵件」裡面選擇「電子郵件草稿」。
  
• 你可以看到頁面上多出了發送信件時要填寫的欄位，你可以在欄位中填寫收件人、副本收件人、密件副本收件人與信件主旨，並且在欄位下方開始輸入電子郵件的內文。
  
• 當你的信件撰寫完畢後，直接點擊郵件欄位旁邊藍色的 Gmail 圖示後，即可在 Gmail 中預覽你已經撰寫好的信件內容。
  
• 所有你在文件中輸入的內容都已經直接填入到彈出的 Gmail 撰寫小視窗中，另外你還可以從小視窗裡面做其他格式更改、附加檔案、插入簽名、安排稍後發送草稿或在撰寫郵件的彈出視窗中將其丟棄。最後確認完畢後送出即可將信件寄送出去。
  

這邊要提醒大家，如果 Gmail 不支援你在文件中所使用的字型，系統可能會有提示讓你進行修改或以其他系統字體來取代。重要信件先打草稿再轉信件來寄出能夠避免很多誤寄或是內容有誤需要不斷更正的困窘，跟大家分享這個更聰明的做法，不妨試試看！